Что рекомендуется взять с собой в командировку: рекомендации по сбору, перечень необходимых вещей и основные рекомендации

Как подготовиться и что взять в командировку, чтобы не набрать лишнего и не забыть необходимое? Статья включает в себя полезные советы по организации сборов в поездку. Они помогут составить функциональный багаж в соответствии с целью деловой поездки и ее длительностью.

Подготовка к командировке и составление списка

На первом этапе подготовки следует написать список вещей и документов, которые пригодятся в командировке. Он формируется на основе нескольких критериев:

Об авторе

Константин Слабунов

Основатель и автор проекта Surviva.ru

Ветеран киокушин каратэ, специалист по выживанию. Участвовал в военной операции в Ираке. После получения серьезной травмы спины обогатил свой жизненный опыт через йогу. Стремится вдохновлять читателей на самопознание, гармонию тела и духа через вызовы природы.

• цель поездки (бизнес-встреча, участие в мероприятиях, презентация деятельности компании и ее продукта, обслуживание оборудования и т. д.);
• время пребывания (день, неделя, месяц);
• климатические условия.

Для каждого типа командировки комплектуется свой набор багажа.

Как быстро собраться

Иногда складываются ситуации, когда командировка возникает срочно и не запланирована заранее. Для таких случаев предусмотрены правила сбора за 15 минут. Ими пользуются те, кому по долгу службы приходится часто передвигаться.

Система составления списка:

1. Вещи и обувь. Чем длительней поездка, тем больше следует брать с собой вещей. Их ассортимент может быть связан с местом проживания, погодными условиями и транспортом передвижения.
2. Документы и рабочая документация. Важно составить список необходимых личных и служебных документов, командировочного удостоверения, договоров, бумажных, электронных и цифровых носителей.
3. Телефон и техника. В командировке не обойтись без электронных устройств (планшета, лэптопа, смартфона), которые помогут эффективно справиться с поставленной задачей.
4. Финансы. Необходимо предусмотреть N-ю сумму для покрытия непредвиденных затрат. Кроме банковских карточек нужно с собой иметь какую-то наличную сумму.
5. Как в пути, так и на месте потребуются средства личной гигиены.
6. Лекарства. Не стоит игнорировать этот пункт, чтобы не попасть в ситуацию, когда не будет возможности оказать себе первую помощь.
7. Продукты питания. Если предстоит длительное нахождение в дороге, следует подготовить сухой паек, которым можно утолить голод в случае отсутствия пунктов питания поблизости.
8. В зависимости от предстоящих климатических условий может пригодиться зонт или дождевик.

Быстрый и проверенный вариант: складывать вещи и сразу вычеркивать пункты из списка. Тогда не придется отвлекаться на всякие мелочи и переживать, что что-то упущено из внимания.

Во что сложить вещи

Если командировки частые, то для них следует приобрести качественный аксессуар, который не только вместит багаж, но и дополнит облик. Нужно определиться, что подойдет больше: сумка, чемодан или рюкзак, так как каждая поездка – это отдельная ситуация.

Сумка

Дорожная сумка для деловых поездок должна быть удобной, презентабельной и практичной. Выбирать нужно модель с крепкими ручками и достаточным количеством отделений и карманов.

Для длительных командировок подойдут сумки со встроенными вешалками, телескопической ручкой и колесиками. Для поездок на 1-2 дня выбирать лучше модели небольших размеров с одним отделением и ручкой для переноски на плече.

Размер сумки зависит от того, на каком транспорте предстоит передвигаться. У большинства авиакомпаний есть ограничения по размерам и весу. У российских авиаперевозчиков предусмотрены для ручной клади габариты 56 см х 45 см х 25 см и вес до 8 кг. В противном случае сумку придется сдать в багажное отделение.

Минус дорожных сумок в их мягкости. Это может стать причиной сминания вещей и повреждения или поломки хрупких предметов.

Чемодан

В отличие от сумки, чемодан сохраняет свою форму. Его можно перевозить на любом виде транспорта, не боясь за целостность содержимого. В чемодане вещи останутся в том виде, в котором были уложены.

Чемоданы имеют также минусы. Большие размеры не позволят взять кладь в салон. А если снаружи нет отсеков, то, чтобы достать необходимую вещь, придется открывать чемодан.

Рюкзак

Если планируется кратковременная поездка, то в качестве дорожного аксессуара можно выбрать деловой рюкзак, который легко трансформируется в сумку.

Минимальные требования к деловому рюкзаку:

1. Он должен быть таких размеров, чтобы его можно было брать с собой в качестве ручной клади.
2. Должно быть основное отделение, которое открывается как чемодан. Это позволит удобно упаковать вещи.
3. Выбирать модель с отсеком для ноутбука и со встроенным USB-портом.
4. Наличие внешних карманов для документов, телефона, а также потайной карман для ценных вещей.
5. Конструкция должна быть эргономичной: лямки с анатомическими изгибами, укрепленная спинка.
6. Стиль для office и casual образов.
7. Фурнитура должна быть металлической и надежной.

К минусам можно отнести небольшую вместимость и сминание вещей.

Какой чемодан выбрать

Выбирать следует модели на четырех колесиках и с телескопической ручкой. Это позволит легко справляться с кладью.

Размер чемодана нужно подбирать в зависимости от продолжительности и дальности поездки.

Если в нем перевозятся важные документы, ценные вещи или гаджеты, следует выбирать модель с кодовой защитой. Так вещи будут скрыты от посторонних любопытных глаз, а антивандальная молния защитит от проникновения внутрь.

Не последнюю роль играет цвет чемодана. Он должен гармонично сочетаться с деловым образом. Лучше выбирать нейтральные оттенки: черный, коричневый, серый, синий.

Как собраться в поездку: список вещей

Собираясь в поездку, опираться нужно на составленный предварительно список. Он поможет определиться с тем, что взять с собой в командировку, не упуская важных деталей. Содержимое багажа следует разделить на группы.

Деньги

Основную сумму следует хранить на банковских картах. Для командировок по России лучше иметь карту крупного банка, чтобы в дальнейшем не возникало проблем со снятием наличных в банкоматах и не пришлось платить комиссию за это. Выезжая за рубеж, следует заранее узнать, карты каких банков там в ходу и какой процент за обналичивание будет сниматься.

Деньги лучше разделить на несколько счетов, а по необходимости переводить небольшие суммы на свой кошелек.

Наличных должно быть немного, чтобы они выручили в случаях небольших форс-мажорных ситуаций. Их тоже следует разделить. Часть положить во внутренний карман одежды, часть держать в кошельке, а для подстраховки третью часть оставить в номере в сейфе.

Гигиенические принадлежности

В современных номерах отелей предусмотрен стандартный набор гигиенических принадлежностей. Чтобы не возить с собой лишнее, нужно заранее уточнить их наличие, позвонив администратору гостиницы.

С собой взять зубную щетку, набор для бритья, дезодорант, влажные салфетки.

Если в отеле не предоставляются средства гигиены, то ими пополнить дорожный набор. В непредвиденных ситуациях всегда необходимые средства можно докупить в месте дислокации.

Парфюм и косметика

Парфюм или туалетная вода помогают сохранить свежесть на целый день. Они должны быть неброскими, приятными и не отдавать дешевизной. Мягкий, едва уловимый аромат оставит приятные впечатления у собеседников.

У женщин список полезных вещей даже для непродолжительной командировки расширяется за счет косметики. Она необходима для того, чтобы на деловых встречах или мероприятиях выглядеть ухоженной, свежей и стильной.

Дорожная косметичка должна была компактной, чтобы не занимала в багаже лишнее место. В нее можно сложить:

• средство для снятия макияжа;
• кремы для ухода за лицом и руками;
• тональный крем;
• пудру;
• тушь для ресниц;
• палетку теней;
• помаду или блеск для губ;
• набор для ухода за бровями;
• маникюрные ножницы и пилку для ногтей.

Электроника

Современные деловые поездки немыслимы без использования гаджетов. Собирая багаж, нужно не забыть уложить: ноутбук, смартфон, флешки, наушники, зарядки для ноутбука и телефона. Не лишним будет в поездке пауэрбанк на случай, если нужно быть на связи, а аккумулятор садится.

Если поездка предстоит за границу, то с собой следует взять переходник, так как во многих странах стандарты розеток отличаются.

Когда в командировке нужно проводить профессиональную съемку, лучше не надеяться только на камеру смартфона. В этом случае следует запастись профессиональной камерой или фотоаппаратом.

Одежда

Прежде чем определиться, что взять в командировку на месяц, следует помнить, что чемодан — это не шкаф. С собой следует брать только необходимое.

Выбор гардероба зависит от времени года, погоды и стиля мероприятия. Предпочтение следует отдавать вещам из немнущейся ткани с расцветками, сочетающимися между собой. Если после встреч планируются неофициальные мероприятия, не нужно для этого брать экстравагантные наряды. Достаточно взять в дополнение к деловому образу яркие аксессуары и соответствующую обувь. Это поможет составить стильный сдержанный образ

Базовый гардероб должен включать 3 комплекта:

• деловой костюм и пару рубашек или блузок для женщин;
• одежду для свободного времяпровождения (удобные футболки, брюки, джемпера, спортивные костюмы);
• комфортную домашнюю одежду и пижаму для проживания в гостинице.

Мужчинам никогда не помешает положить с собой запасные носки, а женщинам — колготки. В обоих случаях 2-3 комплекта нижнего белья не займут много места в сумке.

Формируя свой багаж, нужно ориентироваться на удобство одежды. Она не должна ограничивать и стеснять движения. Комфорт обеспечат изделия из натуральных тканей.

Сочетающиеся между собой нейтральные цвета одежды помогут создавать различные образы при минимальном количестве предметов.

Перед поездкой нужно узнать погоду в данной местности и запастись при необходимости теплой одеждой.

Обувь

Обуви в поездку много брать не нужно. Есть классическое правило трех пар, которое будет работать в разных ситуациях:

• деловые туфли для встреч и мероприятий;
• удобная спортивная обувь для прогулок и перелетов;
• обувь для неформальных встреч.

Хотя во многих отелях предусмотрены одноразовые тапочки, но с собой не помешает взять свои.

Самое главное в обуви – это комфорт и функциональность. Выбирать следует пару, обеспечивающую хорошую амортизацию и поддержку стопы, особенно если предстоит много времени проводить на ногах.

Еда

В случае длительного переезда до пункта назначения, по пути которого не предвидятся остановки, с собой необходимо взять немного продуктов и напитков. Предпочтение отдавать тем, которые могут храниться длительное время без холодильника. К ним относятся:

• консервы;
• печенья, пирожки;
• копченое или запеченное мясо;
• овощи и фрукты;
• бутерброды на первые часы поездки;
• минеральная вода;
• термос с кофе или чаем.

Во многих гостиницах завтрак входит в стоимость проживания, а за остальным питанием придется ходить в кафе. Перед командировкой нужно изучить цены на продукты и меню в кафе в населенном пункте, куда предстоит ехать. Это поможет на месте ориентироваться на стоимость и не переплачивать лишние деньги.

Лекарства

С собой всегда должна быть аптечка, которая укомплектовывается индивидуально. В ней должно быть предусмотрено наличие как базовых препаратов, так и медикаментов для поддержания здоровья при наличии хронических заболеваний.

На случай непредвиденных ситуаций важно при себе иметь:

• обезболивающие средства для купирования болей разного генеза;
• антисептики для обеззараживания ссадин, порезов;
• противовирусные и жаропонижающие препараты, в случае возникновения риска заболеваний ОРЗ или ОРВИ;
• спрей или таблетки против боли в горле;
• средства для ЖКТ от расстройства пищеварения, изжоги, вздутия;
• седативные препараты для снятия стрессовых ситуаций и улучшения сна.

В аптечку также можно положить пластырь, вату, бинт — на случай получения травмы. Нет необходимости брать с собой целые упаковки, достаточно отрезать часть блистера.

Перед поездкой за границу стоит выписать на языке страны пребывания действующие вещества лекарств, чтобы в случае необходимости в аптеке могли подобрать нужный аналог.

Какие документы взять с собой в командировку

Какой бы длительности ни была командировка, при себе обязательно нужно иметь пакет документов.

Удостоверение личности

Если командировка предстоит по территории России, с собой обязательно нужно взять национальный паспорт. Без него не попасть в самолет и поезд, а также не заселиться в отель. В некоторых случаях нужно удостовериться в полномочии представителя компании, сверив доверенность с оригиналом паспорта. В случае зарубежной командировки при себе должен быть загранпаспорт.

В обоих случаях предварительно следует сделать несколько копий документов. Один экземпляр нужно оставить близким, чтобы в случае непредвиденных ситуаций они могли выслать электронную версию документа.

Не помешает взять с собой медицинский полис и СНИЛС. Они пригодятся, если командированному придется обращаться за медицинской помощью.

Служебное задание

В последнее время рабочие поездки часто оформляются без этого документа, но во многих компаниях, придерживающихся строгой отчетности, он необходим. Наличие необходимых сопроводительных документов избавляет от возникновения у налоговых органов вопросов по оплате командировочных и отнесению их к расходам.

В бланке служебного задания должно быть указано название организации, направившей работника в командировку, с присвоенным номером, номером приказа и датой поездки. В документе указываются данные сотрудника и его табельный номер. В отдельную графу вводятся наименование отдела, должность, а также координаты и название компании, куда сотрудник направлен.

В бланке есть поле, в котором указывается, какая из организаций оплачивает командировочные расходы (отправляющая или принимающая). В документе также указывается цель поездки.

Приказ о направлении в командировку

К служебному заданию следует прикрепить приказ о решении направить сотрудника в командировку. Составляется он в отделе кадров. Документ фиксирует наличие распоряжения об отправке работника в нужное направление по заданию начальства. Подписывается приказ начальником и подтверждается согласие подписью сотрудника.

Командировочное удостоверение

В настоящее время этот документ не относится к обязательным, но использовать его не запрещено. Удостоверение определяет условия деловой поездки, указывает на сроки убытия и прибытия, а также подтверждает факт начисления суточных расходов.

Водительское удостоверение

В рабочих командировках часто возникает необходимость арендовать транспортные средства. Это не получится сделать без действующих водительских прав.

В поездке за границу действительны только права международного образца. Необходимо распечатать копии удостоверений.

Билеты, бронь

Заказанные в электронном виде бронь гостиницы и билеты на дорогу в оба конца следует распечатать на бумажный носитель. Это избавит от лишней суеты в случае отсутствия интернета или разрядки гаджета. Информацию о бронировании жилья и проездных документах следует держать со всеми документами, чтобы в нужное время не пришлось их искать.

Как лучше сложить вещи и основные методы упаковки

Важно не только выбрать правильный дорожный аксессуар для перевозки вещей. Грамотная упаковка сэкономит место в багаже и позволит перевезти их в сохранности. Каждую вещь следует упаковывать по-своему. Сегодня в продаже можно найти органайзеры и чехлы для решения любых задач.

1. Целлофановые пакеты или специальные багажные чехлы из силиконизированной ткани разных размеров пригодятся для упаковки одежды. Они помогут защитить ее от влаги, пыли и грязи. Рекомендуется каждый вид одежды упаковывать в отдельные пакеты. Разложенные по отдельности рубашки, брюки, белье, носки избавят от переворачивания всего багажа в поисках нужной вещи.
2. Для транспортировки медикаментов, косметики и средств гигиены подойдут пластиковые контейнеры или специальные несессеры. В них лекарственные средства в стеклянных пузырьках будут защищены от механических воздействий, а в случае протекания не испачкают соседние вещи. Чтобы средства гигиены не занимали много места, следует использовать силиконовые флаконы. В них можно перелить необходимое количество средств, чтобы хватило на поездку.
3. Пакеты с зиплоком надежно защитят документы и деньги от попадания влаги. Для страховки их можно упаковать в двойную упаковку.
4. Электронику и хрупкие вещи можно упаковать в специально для этого предназначенные кейсы на молнии с пенной подкладкой.
5. Твердые предметы и продукты питания можно упаковать в стрейч-пленку.
6. Для хранения обуви продаются объемные чехлы, в которые можно также спрятать грязную обувь, не боясь испачкать рядом лежащие вещи.

Как эффективно организовать пространство в багаже

После того как составлен список и собраны вещи, их необходимо уложить в сумку или чемодан. Это не всегда просто сделать, особенно если в дорожном аксессуаре мало места. Организовать пространство помогут некоторые рекомендации.

1. Немнущиеся вещи, белье, носки и полотенца можно свернуть в рулоны.
2. Одежду, которая мнется, (рубашки, футболки, платья, брюки) следует свернуть в 2-3 сложения, немного спрессовать и уложить на дно чемодана или сумки. Сэкономит место также складывание вещей не горизонтально, а вертикально. К тому же, это позволит сразу видеть все нужные вещи, не переворачивая остальные.
3. Вакуумные пакеты существенно помогут освободить пространство, только придется с собой взять насос.
4. Мелкие предметы лучше размещать в углу чемодана или вдоль стенок.
5. Их можно разместить также в пустые пространства обуви и других вещей.
6. Тяжелые предметы следует укладывать внизу сумки или чемодана, чтобы равномерно распределить вес и предотвратить смещение вещей.

Если что-то не влезло в багаж, необходимо проинспектировать еще раз его содержимое. При необходимости лучше взять дополнительную сумку, чем набить одну до отказа. В пути молния и замки могут не выдержать нагрузки.

Предметы для разных видов командировок

На сбор вещей для командировки влияет специфика региона, куда планируется поездка.

Вещи для командировок в жаркие страны

Жара – не лучший попутчик командировочных. Поездка в местность с изнуряющей жарой должна быть тщательно продумана. Сюда следует составить особый гардероб.

1. Взятые с собой вещи в командировку должны быть свободного кроя из натуральных тканей. Они лучше пропускают воздух и хорошо впитывают влагу. Деловую одежду можно взять из льна. Обязательно запастись головным убором.
2. В свободное от деловых встреч время пригодятся шорты, женщинам также комфортно будет в юбках.
3. Если место командировки находится в курортной зоне, то с собой следует прихватить купальные костюмы или плавки.
4. Для защиты кожи от палящих солнечных лучей необходимо заблаговременно приобрести средства против загара с высоким солнцезащитным фактором.
5. Обувь для мужчин подойдет перфорированная, чтобы через отверстия поступал воздух. Для женщин она должна быть удобная и максимально открытая. Для повседневного ношения можно сложить в чемодан легкие босоножки.
6. Несмотря на жаркий климат, кофту необходимо взять с собой, так как в помещениях и торговых центрах работают кондиционеры.
7. Солнцезащитные очки предохраняют нежную кожу вокруг глаз от мимических морщин и от избыточного солнечного света.
8. В тропических регионах множество насекомых, от которых можно защититься с помощью репеллентов.

Вещи для командировок в холодные страны

Поездка в холодные регионы должна сопровождаться совершенно противоположным набором вещей.

1. В зимнее время лучшим решением для верхней одежды будет пуховик с капюшоном. Если поездка длительная и выпадает на межсезонье, то следует брать несколько вариантов верхней одежды для разной погоды.
2. Под верхнюю одежду следует взять теплые свитеры, джемпер, кофты. В номерах отеля тоже не всегда в холодных регионах достаточно тепло. Для этих целей следует запастись спортивным костюмом и теплыми носками. Теплая пижама пригодится для сна.
3. Обувь следует выбирать из натуральной кожи с меховой подкладкой. В северных регионах пригодятся валенки.
4. Для предохранения кожи от морозов нужны специальные защитные кремы.

Вещи для командировок, связанных с активностью

Не всегда командировка предполагает деловые встречи и мероприятия. Некоторые поездки связаны с пребыванием на строительных площадках, в производственных цехах и с другими активными действиями. В этом случае понадобятся специфические вещи.

• Плотная одежда или спецовка необходима для многих видов деятельности. Это позволит сохранить в целостности повседневную одежду.
• Специальная прочная обувь или резиновые сапоги нужны для специфических работ.
• Чтобы на объекты брать с собой спецодежду и обувь, понадобится дополнительная сумка.
• Для защиты документов, денег и необходимой для работы техники следует предусмотреть специальные непромокаемые кейсы.

Ошибки, которых стоит избегать при сборах в командировку

Что взять в командировку на неделю или более длительное время, из вышесказанного понятно. Но часто организация сборов сопровождается одними и теми же ошибками:

• неправильная упаковка вещей, требующая перепаковки;
• упущение из вида важной детали при составлении списка вещей;
• не соответствующий условиям поездки комплект вещей и предметов.

Эти ошибки поодиночно или в комплексе могут серьезно осложнить жизнь командированному. Чтобы этого избежать, поездку рекомендуется тщательно спланировать.

Перепаковка

Иногда после упаковки багажа возникает сомнение в правильности его укладки. Тогда возникает соблазн все перепаковать. В итоге уложить все как было становится сложно, и это занимает много времени. Хорошо, если есть достаточно времени на такие манипуляции. Если время не позволяет это сделать, то пусть все остается как есть, особенно если искомое лежит на дне сумки. Изменить что-то можно в случае расположения вещей на поверхности багажа.

Забывание важных вещей

Забытые необходимые вещи при сборе впопыхах доставят не только неприятные эмоции, но и введут в лишние растраты. Не страшно, если это мелочи, которые можно купить на месте недорого. Другое дело, когда это дорогие вещи, как, например, предметы верхней одежды, обувь или техника. В этом случае забывчивость может привести к незапланированным тратам.

Несоответствие вещей условиям командировки

Если заблаговременно не поинтересоваться климатом и погодными условиями в месте назначения, то существует вероятность составить багаж с вещами, которые не соответствуют условиям пребывания. Такие оплошности могут вызвать не только дискомфорт, но даже проблемы со здоровьем. В этом случае лучше потратить деньги на приобретение нужного комплекта одежды, чем заболеть. Особенно если планируется командировка на месяц и более.

Полезные советы женщинам

Современные женщины все чаще реализуют себя в бизнесе. Поэтому нередко на борту самолета можно увидеть бизнес-леди, отправившуюся на конференцию или деловую встречу.

Багаж командировочной женщины в 2 раза больше, чем мужской. Если мужчине достаточно взять один костюм, 2-3 рубашки и столько же галстуков, то для женщин список будет состоять из деловой, повседневной, вечерней одежды.

Средства личной женской гигиены должны находиться в дамской сумочке, чтобы в нужный момент их беспрепятственно можно было достать.

Планирование нарядов и аксессуаров для женщин является ключевым аспектом. Важно помнить о сочетаемости предметов гардероба и аксессуарах, дополняющих их.

Удобная обувь позволит чувствовать себя комфортно и уверенно во время командировки. Она должна сочетаться с предметами гардероба. Элегантная пара обуви и яркие аксессуары помогут сменить деловой стиль на коктейльный.

В косметичке должно быть минимум уходовых и декоративных средств. Но достаточно для того, чтобы быстро создать свежий образ.

Рекомендации по сборам в командировку

Рекомендации, которые помогут при сборке багажа.

1. Хрупкие стеклянные флаконы или бутылки обернуть в воздушно-пузырьковую пленку.
2. Следует не забывать о боковых карманах в сумках и чемоданах. Они вмещают много мелочей.
3. Перед поездкой нужно проверить надежность сумки или чемодана, чтобы избежать неприятностей при переноске багажа.
4. Деньги, документы, гаджеты и другие ценности следует держать при себе. Перевозка их в багажном отделении рискованна.
5. Перед тем как закрыть сумку или чемодан, нужно пройтись по списку вещей и осмотреть содержимое беглым взглядом. Это поможет вспомнить, не забыты ли какие-то детали.
6. Проверить багаж на вес. Он должен быть комфортным и в пределах допустимых норм для перевозки. Если не получается вещь выложить из-за надобности, но при этом она облегчит чемодан, нужно переложить ее в ручную кладь.

Из статьи можно сделать вывод, что собраться в деловую поездку не так уж сложно. Главное – составить список вещей в командировку и сверяться с ним при укладке в чемодан.

А Вы часто бываете в командировках? Поделитесь проверенными лайфхаками по сбору чемодана.